Kebijakan Privasi

Kebijakan ini berlaku untuk pengguna aplikasi seluler KampusHub, pengunjung situs web kami, dan pegawai/dosen/tenaga kependidikan yang menggunakan sistem melalui institusi (tenant) yang berlangganan KampusHub.

KampusHub adalah platform ERP kampus (SDM, operasional, dan akademik) untuk perguruan tinggi. Data kepegawaian biasanya dikelola atas nama institusi Anda. Institusi (kampus/tenant) bertindak sebagai pengendali data untuk data operasional pegawai; kami memproses data tersebut sebagai penyedia layanan sesuai kontrak dan konfigurasi institusi.

Jenis data yang diproses bergantung pada modul yang diaktifkan institusi Anda dan fitur yang Anda gunakan. Secara umum, kami dapat memproses:

• Data akun dan autentikasi: identitas login (misalnya email/username), kredensial yang dienkripsi/di-hash, token sesi atau token akses aplikasi, serta informasi perangkat yang diperlukan untuk menjaga keamanan sesi.
• Data profil kepegawaian: nama, NIP/NIDN atau nomor identitas kepegawaian, unit/fakultas/jabatan, kontak kerja, foto profil, dan data HR lain yang dimasukkan institusi atau Anda sendiri sesuai modul (HRIS, rekrutmen, kinerja, dan sejenisnya).
• Data lokasi (GPS): koordinat dan akurasi lokasi saat Anda melakukan check-in/check-out atau fitur absensi berbasis lokasi. Lokasi hanya diminta saat fitur terkait digunakan, bukan dilacak terus-menerus di latar belakang untuk tujuan yang tidak terkait absensi.
• Kamera, foto, dan dokumen: gambar atau berkas yang Anda unggah (misalnya foto profil, bukti, dokumen kepegawaian, lampiran klaim/perjalanan dinas, atau dokumen alur kerja lain). Akses kamera/galeri hanya digunakan untuk memilih atau mengambil berkas yang Anda unggah.
• Data teknis dan log: alamat IP, jenis perangkat/OS/versi aplikasi, log kesalahan, dan catatan aktivitas sistem yang diperlukan untuk keamanan, audit, dan pemeliharaan layanan.

Data dapat diperoleh dari:

• Anda secara langsung (login, pengisian formulir, unggahan foto/dokumen, aksi absensi).
• Perangkat Anda (lokasi GPS saat fitur absensi/lokasi diaktifkan; kamera/galeri saat Anda memilih unggahan).
• Institusi Anda (data master pegawai, struktur organisasi, peran/permission, dan konfigurasi modul).
• Sistem kami secara otomatis (log teknis, jejak audit transaksi, status sesi).

Kami menggunakan data untuk:

• Menyediakan dan mengoperasikan fitur ERP SDM (login, HRIS, absensi, payroll, rekrutmen, kinerja, klaim, dan modul lain yang diaktifkan).
• Memverifikasi kehadiran berbasis lokasi sesuai kebijakan institusi Anda.
• Menyimpan dan menampilkan dokumen/foto yang Anda atau institusi unggah dalam alur kerja yang relevan.
• Menegakkan kontrol akses berbasis peran dan permission (RBAC).
• Keamanan, pencegahan penyalahgunaan, audit, pencadangan, dan peningkatan keandalan layanan.
• Komunikasi layanan terkait akun atau dukungan teknis (misalnya melalui email info@kampushub.id).
• Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku di Indonesia.

Pemrosesan dilakukan untuk melaksanakan layanan kepada institusi pelanggan, memenuhi kewajiban kontraktual, menjalankan kepentingan sah operasional dan keamanan sistem, serta mematuhi ketentuan hukum yang berlaku. Jika suatu fitur memerlukan izin perangkat (lokasi, kamera/penyimpanan), kami memintanya melalui sistem izin sistem operasi; Anda dapat menolak atau mencabut izin tersebut di pengaturan perangkat, dengan konsekuensi fitur terkait mungkin tidak berfungsi penuh.

Kami tidak menjual data pribadi Anda. Data dapat dibagikan hanya dalam situasi berikut:

• Dengan institusi (tenant) Anda dan pengguna berwenang di lingkungan kampus tersebut, sesuai peran dan permission yang dikonfigurasi.
• Dengan penyedia infrastruktur/layanan pendukung yang kami gunakan untuk mengoperasikan aplikasi (misalnya hosting, penyimpanan, pemantauan), terbatas pada yang diperlukan dan dengan kewajiban kerahasiaan yang sesuai.
• Jika diwajibkan hukum, proses hukum, atau permintaan sah dari otoritas berwenang.
• Dalam konteks transaksi korporasi (merger, akuisisi, atau reorganisasi), dengan perlindungan yang wajar atas data.

Data layanan KampusHub pada umumnya diproses dan disimpan pada infrastruktur yang kami kelola atau sewa untuk operasional produk. Jika institusi Anda menggunakan deployment khusus (misalnya on-premise atau wilayah tertentu), lokasi penyimpanan mengikuti kesepakatan dengan institusi tersebut. Setiap institusi dijalankan pada instance aplikasi dan database yang terpisah dari institusi lain.

Data disimpan selama akun/institusi aktif dan selama diperlukan untuk tujuan di atas, termasuk retensi yang diminta institusi untuk keperluan kepegawaian, audit, atau kewajiban hukum. Setelah hubungan layanan berakhir, data ditangani sesuai kontrak dengan institusi (pengembalian, penghapusan, atau retensi terbatas) dan kebijakan internal keamanan kami.

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data, termasuk transmisi melalui HTTPS, kontrol akses berbasis permission, hashing kredensial, dan jejak audit pada perubahan penting. Tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya aman; kami terus memperbaiki praktik keamanan kami.

Sesuai hukum yang berlaku dan kebijakan institusi Anda, Anda dapat meminta akses, koreksi, pembaruan, atau penghapusan data tertentu, serta menanyakan pemrosesan data Anda. Untuk data kepegawaian yang dikuasai institusi, ajukan permintaan terlebih dahulu kepada administrator/SDM kampus Anda. Anda juga dapat menghubungi kami di info@kampushub.id. Permintaan akan diproses sesuai wewenang kami sebagai penyedia layanan dan ketentuan hukum yang berlaku.

KampusHub ditujukan untuk operasional SDM perguruan tinggi dan pengguna dewasa yang berwenang. Kami tidak menargetkan anak-anak. Jika Anda meyakini data anak terkumpul secara tidak sengaja, hubungi kami untuk peninjauan dan penghapusan yang sesuai.

Situs atau aplikasi dapat berisi tautan ke layanan pihak ketiga (misalnya situs demo atau sumber daya eksternal). Kebijakan privasi pihak ketiga berlaku untuk layanan mereka; kami menganjurkan Anda membaca kebijakan tersebut.

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Versi terbaru akan dipublikasikan di halaman ini dengan tanggal pembaruan. Penggunaan berkelanjutan setelah perubahan berarti Anda memahami versi yang berlaku, sepanjang diizinkan hukum.